Ivaretagelse av åpenhetsloven

Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon. Loven pålegger Lime Green Digital AS («Lime Green») en informasjonsplikt og en plikt til blant annet å gjennomføre aktsomhetsvurderinger.

Loven innebærer også at Lime Green må kunne gi allmennheten tilgang på informasjon om disse forholdene, og arbeidet Lime Green gjør for å sikre dette.

Lime Greens leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere er sentrale for evnen til å utføre vår virksomhet. Lime Green ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på tillitt og åpenhet, og at våre leverandører deler vår holdning til etikk og etterlevelse. Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø.

Vårt arbeid med ivaretagelse av loven gjennomføres i tråd med OECDs metodikk for aktsomhetsvurderinger. Vi har kartlagt våre leverandørkjeder med tanke på de risikoområdene åpenhetsloven omfatter, og tilskrevet enkelte leverandører for å få ytterligere informasjon. Dette arbeidet vil være en pågående prosess, hvor vi suksessivt vil avdekke potensiell risiko, avklare om den er reell og eventuelt arbeide for reduksjon eller fjerning av mulig skade.

Styret i Lime Green har vedtatt vår policy for åpenhetsloven, og gitt administrerende direktør i Lime Green Digital AS ansvar for etterlevelse av den.

Spørsmål vedrørende Lime Greens etterlevelse av åpenhetsloven kan rettes til aapenhetsloven@limegreen.no

Policy for leverandører

Introduksjon

Lime Green Digital AS («Lime Green») sine leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere er sentrale for evnen til å utføre vår virksomhet. Vi ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på tillit og åpenhet, og at våre leverandører deler vår holdning til etikk og etterlevelse.

Lime Greens etiske retningslinjer for leverandører (heretter «Etiske Retningslinjer») uttrykker våre forventninger og fastsetter våre krav til alle leverandører, samarbeids- og forretningspartnere (heretter «Leverandører»), inkludert Leverandørens ansatte, styremedlemmer, innleid personell, samt konsulenter som jobber på oppdrag for en Leverandør til Lime Green.

Lime Greens Etiske Retningslinjer er basert på gjeldende lover og regler, sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner. Lime Green forventer at våre Leverandører følger gjeldende lovgivning, respekterer internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og følger etiske standarder som samsvarer med det materielle innholdet i våre Etiske Retningslinjer når de jobber for eller sammen med Lime Green. Leverandører skal også sørge for at tilsvarende videreføres til underleverandører som medvirker til arbeid for Lime Green.

Lime Greens ambisjon er å være en pådriver for at FNs bærekraftsmål nås gjennom bærekraftig utvikling av egen virksomhet, næringsliv og samfunn. Lime Green forventer at Leverandøren vil bidra med relevant informasjon knyttet til bærekraft, samt bidra til at Lime Green kan gjennomføre revisjoner og besøk for å observere Leverandørens virksomhet og arbeid for bærekraft.

Lover og regler

Lime Greens Leverandører forventes å ha retningslinjer som lever opp til Lime Greens Etiske Retningslinjer, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning i land der Leverandøren operer. Leverandørens virksomhet skal være lovlig. I de tilfeller hvor nasjonale lover og standarder ikke er sammenfallende med Etiske Retningslinjer, skal Lime Greens Leverandører alltid oppfylle de strengeste kravene, forutsatt at dette ikke strider med gjeldende lovgivning.

Miljø og klima

Lime Green ønsker å være en samfunnsansvarlig aktør som tar ansvar for miljø og klima gjennom tiltak som bl.a. bærekraftsarbeid (se introduksjonen).

Leverandører skal overholde alle lovpålagte miljøstandarder. Leverandører forventes å ha et «føre varprinsipp» knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer og ta initiativ som fremmer økt ansvarlighet for miljøet. Leverandøren forventes å ta rimelige skritt for å overvåke, og arbeide for å minimere negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet.

Menneske- og arbeidstakerrettigheter

Lime Greens Leverandører skal respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154)

Lime Greens Leverandører skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger. Leverandører skal respektere arbeidstakernes rett til å etablere eller slutte seg til fagforeninger eller ansattorganisasjoner.

Ansatte skal ha rett til å forhandle kollektivt, uten frykt for trusler eller represalier. Leverandører skal ikke diskriminere de ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, som skal ha adgang til å utføre sitt arbeid som representanter på arbeidsplassen.

I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal Leverandører sikre at ansatte fritt kan velge sine egne representanter.

Tvangsarbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)

Lime Greens Leverandører skal ikke bruke noen form for tvang i forbindelse med ansettelse eller arbeidsforhold. Leverandører skal sikre at arbeidsforholdet mellom den ansatte og Leverandør er basert på frivillighet og uten trusler av noen form. Leverandørene skal sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidsplassen eller avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt Leverandøren om dette på en rimelig måte.

Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.

Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjoner Nr. 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr. 146)

Leverandører skal ikke benytte seg av barnearbeid. Med «barn» skal forstås en person som er under 15 år, under minimumsalder for avslutning av obligatorisk skolegang eller under den lovlige sysselsetningsalderen i det aktuelle landet. Den høyeste av de forannevnte aldersalternativene skal gjelde. Hvis Leverandører benytter arbeidere yngre enn 18 år, skal Leverandøren kunne dokumentere at arbeideren ikke utfører helseskadelig eller farlig arbeid, inkludert overtid og nattskift.

Forbud mot diskriminering og trakassering (ILO konvensjoner nr. 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon)

Leverandører skal fremme likestilling i ansettelsesforhold og skal ha nulltoleranse for direkte og indirekte diskriminering og trakassering samt forhindre oppsigelse på usaklig grunnlag.

Leverandører skal behandle alle ansatte på en rettferdig måte og tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering gjennom hele virksomheten og i alle ledernivåer. Leverandører skal handle aktivt dersom avvik fra dette observeres.

Ansettelsesvilkår

Leverandører skal avlønne sine arbeidstakere i samsvar med enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid. Leverandører sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår. Avtalen skal inneholde informasjon som er påkrevd i henhold til nasjonal lovgivning og som et minimum inneholde informasjon om stilling, arbeidssted, lønn, arbeidstid, ukentlige hviledager og lovmessig ferie.

Arbeidstid (ILO-konvensjon nr. 1 og 14)

Leverandører skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller tariffavtale. Pålagt overtidsarbeid skal være begrenset og Leverandører skal sikre at ansatte samtykker til eventuelt overtidsarbeid.

Leverandører skal respektere og etterleve gjeldende lovgivning, internasjonale konvensjoner og kollektive overenskomster, hvis aktuelt, om arbeidstid og pauser, inkludert overtidsarbeid samt ferier, sykefravær og foreldrefravær og andre gjeldende fraværsbestemmelser.

Leverandører skal respektere ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn som minimum tilsvarer nasjonal/internasjonal lovgivning.

Helse, miljø og sikkerhet

Helse- miljø og sikkerhet er svært viktig for Lime Green. Leverandører skal sørge for, og opprettholde et sikkert arbeidsmiljø i samsvar med gjeldende lovgivning og oppmuntre til god praksis innen helse og sikkerhet.

Leverandører forventes å etablere forsvarlige tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder å tegne alle lovpålagte forsikringer. Arbeidsrelaterte ulykker skal rapporteres til relevante myndigheter, undersøkes og forebyggende tiltak skal innføres.

Leverandører forventes å ha en skriftlig policy, personalhåndbok, erklæring eller lignende som dekker helse og sikkerhet og som kommuniseres og gjøres tilgjengelig for alle ansatte og tilgjengelige interessenter.

Etisk forretningsvirksomhet

Forretningsintegritet

Lime Greens Leverandører forventes å til enhver tid opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og profesjonelt. Leverandører skal respektere de lover som regulerer deres virksomhet og skal unngå å skade mennesker, miljø og Lime Greens omdømme. Det er forventes også at dette tilstrebes ved bruk av eventuelle underleverandører i leverandørens leveranse til Lime Green.

Korrupsjonsbekjempelse

Lime Green har nulltoleranse for korrupsjon og påvirkningshandel, og bestikkelser skal ikke forekomme mellom oss og våre forretningsforbindelser. Lime Greens leverandører skal aktivt ta avstand fra alle former for korrupsjon og skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, anti-hvitvasking, bedrageri og annen ulovlig forretningsvirksomhet.

Leverandører skal ikke tilby, etterspørre, love, motta eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller incentiver til noen i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom andre.

Leverandører forventes å utvikle og implementere retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse, interne kontrolltiltak og opplæring som er forholdsmessig tilpasset deres virksomhet.

Anti-hvitvasking og skatt/avgift mv.

Lime Greens Leverandører skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og etablere rimelige tiltak for å forhindre og håndtere at virksomheten benyttes til hvitvasking og terrorfinansiering. Leverandører skal følge gjeldende skatteregler og ikke bidra til skatte- og avgiftsunndragelser, eller på annet vis tilegne seg offentlige midler urettmessig.

Konkurranse

Lime Greens Leverandører skal etterleve konkurranselovgivningen og skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ved ulovlig samarbeid om pris, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.

Interessekonflikter

Leverandører skal unngå interessekonflikter mens de jobber på oppdrag for Lime Green. Leverandørers forretningsbeslutninger skal ikke være motivert eller påvirket av personlige forhold eller interesser.

Lime Greens Leverandører skal uten unødig opphold informere Lime Green om forhold som kan skape problemer for Leverandørs uavhengighet, eller som kan skape, eller fremstå som, interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget.

Personvern og informasjonssikkerhet

Leverandører skal følge den til enhver tid gjeldende personverns- og informasjonssikkerhetslovgivning ved innsamling, lagring, overføring, deling eller annen behandling av personopplysninger.

Leverandører skal ha forholdsmessige rutiner og systemer som sikrer at det ikke forekommer urettmessig tilegning, bruk eller deling av data informasjon eller materiale. Leverandører skal gjennomføre nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger og fortrolige opplysninger.

Varsling av kritikkverdige forhold

Lime Greens Leverandører forventes å ha en varslingsprosess som er kjent for den ansatte og der ansatte skal kunne varsle om sine bekymringer uten frykt for represalier. Leverandører skal sørge for beskyttelse av varslerne og for hensiktsmessig undersøkelse, håndtering og oppklaring av varslede saker.

Hvis Lime Greens Leverandører oppdager brudd på disse retningslinjene, i selskapet eller blant underleverandører, skal Leverandører varsle Lime Green uten unødig opphold.

Inspeksjoner og rapporter

Som en del av Lime Greens oppfølging av Leverandører, forbeholder Lime Green seg retten til å kontrollere Leverandørers og underleverandørers etterlevelse av disse retningslinjene gjennom hele kontraktens løpetid gjennom revisjoner eller inspeksjoner hos Leverandør eller underleverandør, selv eller via tredjepart. Hver av partene dekker egne kostnader ved slike kontroller.

Leverandører forventes å være behjelpelig med å gjennomføre oppfølgingssamtaler, revisjoner og inspeksjoner, herunder å fremlegge nødvendig dokumentasjon innen rimelig tid. Lime Green kan kreve denne dokumentasjonen i form av:

  • Egenerklæring fra Leverandører
  • Egen eller uavhengig tredjepartskontroll.

Leverandører kan selv velge å dokumentere oppfølging av kravene ved adekvat sertifisering av virksomheten.

Brudd på etiske retningslinjer

Ved manglende etterlevelse eller brudd på de materielle krav i Etiske Retningslinjer hos Leverandører vil Lime Green fortrinnsvis be Leverandør rette opp forholdet og dokumentere dette innen en fastsatt frist. Ved manglende retting eller grove brudd forbeholder Lime Green seg retten til å gjøre alle tilgjengelige kontraktsmessige beføyelser gjeldende, eksempelvis stans av leveranse, heving av kontrakt og krav om erstatning mv.

Redegjørelse for aktsomhetsvurdering

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

Illustrasjon: OECD-modell for aktsomhetsvurderinger

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:

  • Det skal avholdes arbeidsmøte for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst 2 ganger per år
  • I arbeidsmøtet foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester
  • Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører
  • Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres
  • Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside
  • Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år

Om det generelle risikonivået for Lime Green

Vi anser det generelle risikonivået for Lime Green som svært begrenset. Alle våre ansatte er ansatt i og arbeider i vårt norske morselskap, Lime Green Digital AS. All utvikling og produksjon av våre tjenester skjer i vår egen regi i Norge.

I tillegg har vi ingen leverandører i risikoutsatte områder. Alle leverandører er enten norske, vest- europeiske eller amerikanske (US). Det vi kjøper fra disse leverandørene er standardiserte produkter som tilbys på det åpne markedet, slik som Amazon sine web services, Telenor sine sms-løsninger, etc.

På grunn av vår virksomhets begrensede størrelse har ledelse og styre god oversikt over – og innsyn i virksomheten. Både selskapets Styre og ledelse er av den oppfatning at det er en selvfølge at selskapet selv tilbyr mer enn anstendige arbeidsforhold til alle våre ansatte og at alle våre leverandører skal gjøre det samme.

Konkrete aktsomhetsvurderinger

Som er software-selskap benytter selskapet seg av it-utstyr. Produksjon og uthenting av materialer til it-utstyr skjer ofte i land i deler av verden der arbeidsforhold ikke er i tråd med våre ønsker. Som liten kunde av store leverandører har vi meget begrenset mulighet til å både vurdere og påvirke forhold knyttet til produksjonen av IT-utstyr, så på dette området må vi i stor grad lene oss på aktørene i verdikjeden som ligger nærmere produksjon (slik som norske it-leverandører vi kjøper utstyr fra) og som selv er påvirket av – og må følge - åpenhetslovens bestemmelser.

Lime Green benytter seg av en renholdsleverandør til renhold av våre kontorer. Renholdsbransjen er en bransje som har vært utsatt for flere brudd på etiske retningslinjer. Vi har gjort undersøkelser av vår leverandør, og fått bekreftet at denne leverandøren er registrert i renholdsregisteret. Vi abonnerer også på oppdateringer fra Renholdsregisteret på denne leverandøren.

Lime Green benytter seg av en kantineleverandør for levering av lunch. Bransjen for kantineleveranser er også en bransje som har vært utsatt for flere brudd på etiske retningslinjer. Vi har gjort undersøkelser av vår leverandør, og vurderer denne leverandøren som en seriøs aktør.